Skenování archívu

Archivace s využitím čárových kódů

Slouží k hromadné digitalizaci a ukládání dokumentů v elektronické podobě. Je možné ukládat veškeré typy dokumentů k záznamům v ERP. Čárové kódy jsou v tomto případě využity jako separátory a zároveň identifikátory pro propojení elektronických dokumentů se záznamy v ERP. Dokumenty již není potřeba hledat v šanonech. Díky tomuto řešení si zobrazíte naskenovaný dokument na „jedno kliknutí“ a elektronický dokument je bezpečně uložen v DMS.

Popis řešení

Pracovník, který zapisuje došlou poštu do ERP, nalepí vždy na první stranu papírového dokumentu štítek s čárovým kódem, který si vygeneroval z ERP (může použít čtečku na čárové kódy). Poté takto označenou dávku dokumentů (faktury, objednávky atd.) hromadně naskenuje. Dokumenty se při skenování separují na základě čárových kódů, a to tak, že jakmile systém rozpozná čárový kód, založí nové PDF, do kterého se ukládají další skeny, dokud systém nenarazí na další čárový kód. Takto separované dokumenty se přechodně ukládají do předem nadefinovaného adresáře, kam chodí služba DMS a na základě shodnosti čárového kódu v ERP a na skenu tyto skeny spáruje se záznamy v ERP. Výsledek je PDF, uložené v DMS a možnost vyvolání tohoto dokumentu nad záznamem v ERP.

Výhody a přínosy

• Rychlý přístup k dokumentům
• Možnost archivace libovolného typu dokumentů
• Verzování uložených dokumentů
• Přístup k dokumentům odkudkoliv
• Snížení nákladů spojených s fyzickou archivací
• Minimalizuje náklady na tisk a tvorbu duplikátů

Toto řešení je možné ještě více zautomatizovat s použitím modulu OCR, který dokáže z naskenovaných dokumentů nebo z PDF dokumentů vytěžit data potřebná pro zápis do ERP. Tím odpadá tisk a lepení čárových kódů a navíc již není potřeba data přepisovat do ERP. Vše probíhá plně automatizovaně.

Kontaktujte obchodníka